Servizio 04
Automazione dei processi
aziendali per PMI.
Fatture, follow-up, passaggi di dati da uno strumento all'altro: il lavoro che si rifà uguale ogni settimana, tolto di mezzo. Costruito sul gestionale che già usi, non al posto suo.
Il punto
Lo stesso lavoro,
ogni settimana, per sempre.
Qualcuno copia i dati del preventivo dentro la fattura. Qualcuno controlla quali preventivi non hanno ancora avuto risposta e scrive una mail per ricordarlo. Qualcuno prende i contatti arrivati dal sito e li riscrive nel gestionale. Ogni singola operazione dura pochi minuti, e proprio per questo nessuno la considera un problema.
Il costo non è il quarto d'ora. È che quel quarto d'ora torna ogni settimana, per anni, e che nel frattempo occupa una persona capace di fare qualcosa che vale molto di più. E ogni travaso a mano è un punto in cui un dato può essere scritto storto: una cifra, una data, un indirizzo email. L'errore non si vede subito, si vede tre mesi dopo quando il cliente chiama arrabbiato.
C'è poi un costo che nessuno mette in conto: le cose che dipendono dal fatto che qualcuno se ne ricordi. Il follow-up sul preventivo fermo da dieci giorni non è saltato per pigrizia. È saltato perché quel giorno c'era altro, e non esisteva nessun sistema a ricordarlo.
Priorità
Quali processi automatizzare
per primi.
Non il più fastidioso. Il più ripetuto.
L'errore più comune è partire dal processo che dà più fastidio al titolare. Quasi sempre è un'attività rara e complicata: costa molto automatizzarla e si risparmia poco. Il criterio giusto è un altro, e sono tre domande.
- Quante volte succede? Un'attività quotidiana batte una mensile, anche se quella mensile è più noiosa.
- Segue delle regole? Se la decisione è sempre la stessa a parità di condizioni, si automatizza. Se ogni volta serve valutare, no.
- È già scritta da qualche parte? Se esiste una procedura, o anche solo un modo di fare che tutti conoscono, metà del lavoro è già fatta.
Nella fase di mappatura contiamo le ore vere, non quelle percepite: chi fa cosa, quante volte alla settimana, con quali strumenti e in quale punto si ferma. Ne esce un elenco ordinato, e quasi sempre il primo della lista non è quello che ti aspettavi.
Metodo
Costruiamo sopra
a quello che hai già.
Non ti chiediamo di cambiare gestionale. Cambiare gestionale significa mesi di migrazione, dati che si perdono per strada e persone che devono reimparare il lavoro: un costo enorme pagato per risolvere un problema che era piccolo.
Se il tuo gestionale espone delle API, lavoriamo su quelle. Se non le espone — e succede spesso, con i gestionali italiani di settore — lavoriamo su quello che produce comunque: esportazioni, file, email automatiche, report periodici. Il risultato per te è identico: gli strumenti restano quelli, sparisce il travaso da uno all'altro.
Ogni automazione nasce con tre cose non negoziabili. Un registro di quello che ha fatto, così si può controllare. Un punto di stop: se qualcosa non torna si ferma e avvisa una persona, invece di proseguire moltiplicando l'errore. E, per tutto ciò che tocca soldi o clienti, un passaggio di conferma umano, che si toglie solo quando i dati dicono che regge da solo.
In concreto
Tre esempi.
Dal preventivo alla fattura. Il preventivo accettato diventa fattura senza che nessuno ricopi righe, importi e dati fiscali. Chi fattura passa dal compilare al controllare, che è un lavoro diverso e molto più corto.
I preventivi che nessuno ha più toccato. Il sistema sa quali sono fermi da più di X giorni e manda il promemoria, con il tono e i tempi che hai deciso tu. Non è una campagna: è la telefonata che avresti fatto se te ne fossi ricordato.
Dal contatto al gestionale. Una richiesta dal sito, una mail, una chiamata al centralino AI: il contatto finisce nel CRM scritto bene, con il motivo e la provenienza, senza che nessuno lo riscriva. È anche il punto in cui smetti di perdere pezzi.
Onestà
Cosa non automatizziamo.
Le decisioni che richiedono giudizio. Accettare uno sconto fuori tabella, gestire un cliente in difficoltà, decidere se un lavoro si può fare nei tempi. Quelle restano a te, e il sistema al massimo ti porta i numeri per deciderle meglio.
Le eccezioni. Se un processo va diversamente ogni volta, non è un processo: è una serie di decisioni. Automatizzarlo significa costruire una macchina complicata che sbaglia spesso e che poi nessuno si fida di usare.
Quello che costa più di quanto fa risparmiare. Se un'attività succede due volte l'anno, automatizzarla è un esercizio di stile. Te lo diciamo, anche quando saremmo noi a incassare il progetto.
Tempi
Un pezzo per volta.
Non partiamo mai automatizzando tutto. Prendiamo il primo processo della lista, lo facciamo funzionare davvero, lo lasciamo girare qualche settimana sotto osservazione. Solo quando regge da solo passiamo al successivo.
È più lento sulla carta ed è molto più veloce nei fatti, perché ogni pezzo che entra in funzione libera tempo che serve a costruire il prossimo. E se al terzo passo non stiamo generando valore, lo vedi prima di aver speso il grosso.
Domande
Quello che ci chiedono
sulle automazioni.
Se la tua domanda non è qui, scrivicela nel modulo: rispondiamo noi, non un bot.
Funziona con il gestionale che uso già?
Quasi sempre sì. Se il gestionale espone delle API lavoriamo su quelle. Se non le espone, lavoriamo su quello che produce: esportazioni, file, email automatiche. Il caso in cui non si può fare niente è raro, e se capita te lo diciamo subito invece di venderti un progetto che non regge.
Devo cambiare i programmi che uso?
No, e in genere è la scelta sbagliata. Cambiare gestionale significa mesi di migrazione e persone che devono reimparare tutto. Noi costruiamo sopra a quello che già usi: gli strumenti restano gli stessi, sparisce il lavoro di travaso fra l'uno e l'altro.
Cosa succede quando un'automazione sbaglia?
Si ferma e avvisa una persona, invece di andare avanti facendo danni. Ogni automazione ha un registro di quello che ha fatto, così l'errore si vede e si corregge. Le automazioni che toccano soldi o clienti nascono sempre con un passaggio di conferma umano, che si toglie solo quando i dati dicono che regge.
Quanto lavoro richiede da parte mia?
Concentrato all'inizio: qualche ora per farci vedere come lavorate davvero, e poi le revisioni sulle prime settimane di funzionamento. Dopo, l'impegno è leggere una volta al mese cosa è successo. Se un'automazione richiede sorveglianza continua, vuol dire che è progettata male.
Continua
Le automazioni
hanno bisogno di contesto.
Un'automazione esegue. Per decidere bene le serve sapere cosa fa l'azienda e da dove arrivano i contatti.
Iniziamo
Quante ore
si rifanno uguali?
Nella prima call guardiamo come scorre il lavoro oggi e contiamo le ore che si ripetono. Se non c'è abbastanza da automatizzare, te lo diciamo in quella mezz'ora.
- Nessuna presentazione commerciale
- Analisi concreta dei processi che ripeti
- Stima di impatto prima di qualsiasi preventivo